L’externalisation informatique est une option de plus en plus populaire pour les PME qui souhaitent optimiser leurs systèmes informatiques et réduire leurs coûts.
De manière plus générale, l’externalisation informatique est un moyen pour les entreprises de confier l’exploitation et le maintien de tout ou partie de leur système informatique à un prestataire externe.
Les principaux services proposés par les fournisseurs d’externalisation informatique sont : la sous-traitance, l’infogérance, le stockage et la prise en charge des informations, des données et des réseaux informatiques. L’externalisation informatique peut aussi inclure la mise en place d’un système d’information pour une PME, la formation aux outils informatiques et le conseil.
Ainsi, sous-traiter certaines missions à du personnel hors de votre PME vous permet de :
- Bénéficier d’un regard extérieur sur l’entreprise
- Se concentrer sur son cœur de métier
- Profiter de compétences spécifiques
- Maîtriser les coûts
- Réduire les frais de gestion du personnel
1. Avantages de l’externalisation informatique pour les PME
- Réduction des coûts
En externalisant certaines de vos activités annexes, vous pouvez réduire considérablement le temps et les coûts nécessaires à la mise en place et à la gestion de celles-ci. Cela peut être particulièrement utile pour les entreprises dont l’informatique n’est pas le cœur de métier et/ou pour celles qui manquent de ressources sur un marché très pénurique.
Le digital et l’informatique sont devenus incontournables pour les entreprises si elles souhaitent développer leur activité, notamment sur le web. Or, ces services représentent un coût important et nécessitent de nombreuses ressources.
Mettre en place l’externalisation de la gestion du marketing de l’entreprise est généralement une meilleure solution que l’embauche d’un salarié en interne.
Par exemple, pour une TPE ou PME, il est difficile de tout gérer à la fois (analyse du secteur, veille concurrentielle, suivi des outils et médias sociaux, etc.).
En faisant appel à une équipe externe, elle évite les éternelles heures consacrées à ces différentes tâches.
Une fois la stratégie et les objectifs fixés, le prestataire prend le relais. Elle met en place le plan d’actions et se charge pour vous de la gestion des aspects opérationnels. Évidemment, vous gardez le contrôle, le travail se fait en équipe avec le directeur marketing, mais vous déléguez l’exécution en toute confiance.
- Concentration sur le cœur de métier
L’externalisation permet aux entreprises de toute taille de se recentrer sur leur cœur de métier et de mieux gérer leurs équipes en interne.
Pour les PME par exemple, avoir recours à l’externalisation permet de décharger leur personnel de certaines tâches récurrentes et elles peuvent consacrer davantage de temps et d’énergie à des activités et des tâches plus stratégiques et à plus forte valeur ajoutée.
L’externalisation est alors particulièrement pertinente pour les PME qui peuvent alors considérablement augmenter leur compétitivité et leur productivité en restant concentrées sur leur activité principale.
- Accès à l’expertise et à des technologies avancées
En travaillant avec un prestataire qualifié, votre structure peut bénéficier de l’expertise et des technologies de pointe dont elle aurait pu manquer. Cela signifie que vous aurez accès à des prestataires et à des outils et services qui sont à la pointe des technologies sans avoir à les développer ou à les maintenir vous-même. En outre, l’externalisation offre plus de flexibilité en ce qui concerne le contenu et la qualité de la prise en charge de vos projets.
- Flexibilité et évolutivité
En travaillant avec un prestataire qualifié, votre entreprise peut bénéficier de l’expertise et des technologies de pointe dont elle aurait autrement manqué. Cela signifie que vous aurez accès à des partenaires et à des outils et services qui sont à la pointe des technologies sans avoir à les développer ou à les maintenir.
- Réduction des risques
L’externalisation peut aider les entreprises à mieux gérer leur budget et à planifier leurs dépenses. Les coûts peuvent être répartis sur plusieurs années et le risque est limité par le fait que le donneur d’ordre ne finance que les services rendus. Cela signifie que le donneur d’ordre paie uniquement pour les services qu’il souhaite recevoir et à un prix bien défini.
2. Étude de cas : externalisation de la fonction de DSI
Prenons le cas concret de l’externalisation de la fonction de DSI.
Pour que votre Systèmes d’Information soit performant et fiable, vous devez veiller à son bon fonctionnement en réalisant un ensemble de tâches (maintenance, mise à jour, sécurité, gestion des données…). Il doit suivre les tendances du marché et se moderniser afin de répondre aux nouveaux usages de vos équipes.
Mais cela demande du temps, des connaissances techniques particulières et des compétences spécifiques. Ce n’est pas toujours simple lorsque l’on ne possède pas les ressources nécessaires en interne. Alors, la solution est simple : faire appel à une/un DSI externalisé !
En plus du budget conséquent que cela nécessite, il est de plus en plus difficile de recruter des personnes hautement qualifiées en interne, notamment dans le domaine de la tech. En externalisant votre DSI, vous disposez d’un panel d’experts aux multiples compétences (réseau, infrastructure, système, sécurité…). Ainsi, vous vous assurez de bénéficier des meilleurs conseils et d’un accompagnement professionnel sur l’ensemble de vos projets.
3. Considérations clés et meilleures pratiques
Pour profiter des avantages de l’externalisation, encore faut-il trouver un fournisseur adapté à votre budget et aux besoins spécifiques de votre entreprise. De plus, le choix du fournisseur joue un rôle primordial, car il aura une influence sur la qualité des services informatiques proposés.
Un autre point important est que les deux parties doivent respecter les protocoles de sécurité pour prévenir toute mauvaise utilisation des informations sensibles échangées.
Les mesures de sécurité comprennent l’utilisation de logiciels de cryptage, de pare-feu, de mots de passe forts et de politiques d’accès limitées.
La sécurité des données doit être prise en compte dès le début du projet pour éviter les risques de violation des données et les coûts supplémentaires liés à la remédiation en cas d’incident.
4. Conclusion
Pour les multinationales, l’externalisation est devenue monnaie courante. Cela s’explique sans doute par la multitude d’avantages qu’elle présente, que ce soit en matière de gestion de ressources, de réduction de dépenses ou de rendement.
Avoir recours à l’externalisation en confiant une partie de ses activités à un prestataire externe spécialisé, offre plus que jamais l’opportunité aux PME de gagner en agilité, en efficacité et pouvoir se recentrer sur leurs activités principales.
Outre l’avantage qu’offre l’externalisation en matière d’économie de coûts, outsourcer certaines activités, peut réellement devenir un facteur déclencheur d’innovation et de digitalisation.
En faisant appel à l’externalisation, l’entreprise profite de l’expérience, de l’expertise des prestataires spécialistes et des moyens technologiques sophistiqués qu’ils mettent en œuvre pour mener à bien leurs missions.
Les micro entrepreneurs, les PME ou encore les dirigeants d’une grande entreprise, tous sont concernés par l’externalisation, car de nombreuses situations justifient le recours à un prestataire externe :
- Hausse ponctuelle de l’activité (négociation de nouveaux contrats, absence de personnel…) ;
- Difficulté à recruter (manque de budget ou impossibilité de réunir les compétences requises…) ;
- Manque de temps lorsque l’entreprise est gérée par une seule personne.
Externaliser une part de son activité permet de bénéficier des compétences d’un expert, sans subir les contraintes d’un recrutement.
Maîtrise des coûts, productivité et flexibilité, l’externalisation est une solution avec un très bon ROI (retour sur investissement).
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